Tres herramientas para lograr todo lo que te propongas

Tres herramientas para lograr todo lo que te propongas

No sé a vosotros, pero a mí el día a día me arrolla cuál tsunami, reuniones, visitas a clientes, preparar las reuniones semanales con los jefes y un sinfín más de tareas que completar. Además, el mundo actual en el que vivimos no lo pone nada fácil, alrededor nuestro tenemos todo un sinfín de distracciones y estímulos qué hacen que poder concentrarnos en la tarea cada vez resulte y más difícil.

Hace ya bastantes años que incorporé a mi rutina diaria algunas técnicas para poder afrontar el día a día y mis compromisos de la manera más eficiente. Al fin y al cabo, el día tiene 24 horas para todos,cómo le saques provecho es cuestión de la capacidad de organización de cada uno de nosotros.

Cierto es que la tecnología también nos lo ha puesto mucho más fácil que nuestros ancestros. Hoy en día los ciclos de producción y desarrollo se han acortado de manera considerable, el conocimiento se ha concentrado y es accesible desde cualquier parte. Ni que decir tiene que gracias a las comunicaciones el mundo global en el que vivimos prácticamente ya no tiene barreras, me gustaría a mí explicarles a mis abuelos que hoy en día trabajo prácticamente desde casa cuando quiero porque mis compañeros no están en la misma oficina que yo, muchos de ellos están en Málaga, otros en Bucarest y ellos están distribuidos por toda Europa y Estados Unidos.
Pero vamos al grano que para eso le he puesto a este post un título tan sugerente.

Con el paso de los años he sido capaz de incorporar a mi rutina, técnicas y herramientas tan valiosas como son GTD, Pomodor y el metido Seinfeld. Si queréis saber cómo funciona cada una de ellas, sigue leyendo y no te pierdas detalle.

GTD (Getting Things Done)

Como ya os podido observar, GTD es el acrónimo de Getting Things Done. GTD es un método de gestión o productividad orientado a las actividades. Se podría considerar a David Allen el padre de la criatura, y a su libre título ‘Organízate con eficacia’ como el libro de cabecera para iniciados.

GTD se basa en liberar nuestra mente del estrés de las tareas pendientes, anotando y organizando las mismas en un repositorio común o bandeja de entrada. De este modo, no es necesario recordar constantemente lo que tenemos que hacer y nos podemos centrar en la ejecución de estas.

Para los no iniciados en el mismo, GTD establece cinco principios sobre los que se establece su filosofía de trabajo.

  • Recopilar: Esta es la base de GTD, también conocidas como las bandejas de entrada. Ten en cuento que es un concepto, que puedes materializar de la manera que mejor se adapte a tu día a día, lo puedes materializar en una bandeja física, una carpeta de tu inbox de correo electrónico, una app de tu Smartphone. Aquí podrás dejar todo aquello que luego tendrás que procesar, un mail, conectarte al banco para realizar un pago, terminar un formulario, escribir un artículo de tu blog, etc.
  • Organizar: Una vez que has ido recopilando tareas llega el momento de organizarlas y clasificarlas, según David Allen, hay cuatro categorías en las que puedes organizar tus tareas.
    • Acciones próximas
    • Proyectos, tantos como tengas
    • En espera, bien porque necesitas algo de alguien, bien por falta información u otros elementos para poder completar esta.
    • Algún día o quizá. Para aquellas tareas que en el corto plazo no son importantes y pueden esperar de una u otra manera.
  • Revisar. O la etapa de planificación, para ser eficiente la planificación es muy importante, te ayudara a priorizar y adaptar tu plan semanal a lo largo de los días. Yo particularmente hago una revisión semanal y voy adaptando diariamente en función de las reuniones, cambio de prioridades o necesidades que surgen a lo largo de la semana.
  • Procesar: Aquí llega en mi opinión uno de los principios más importante, una vez que disponemos de tiempo para enfocarnos en las tareas hay que ejecutarlas, los consejos que te puedo dar y me funcionan son los siguientes, pero ya sabes cada maestrillo tiene su librillo. Adelantarte que, para procesar, la técnica Pomodoro que te voy a contar más abajo en este mismo post también te será de gran ayuda.
    • Empezar siempre por el principio
    • Dino a la multitarea, no sirve, no estamos programados para ello
    • Comete el sapo a primera hora, las tareas más duras hazlas a primera hora del día
    • Evalúa el tiempo que tienes para hacer una tarea, si surge alguna interrupción y lleva menos de dos minutos, hazlo. Si no es tu tarea, delégalo y sino dispones del tiempo o recurso posponlo y pasa a la siguiente.
  • Hacer: Planificar sin acción no sirve de nada, planifica un 10% y ejecuta el 90%.

Regla de los dos minutos: “Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente”. 

David Allen – Escritor y conferenciante

Para mí llegar a utilizar o incorporar GTD a mi rutina, fue un alivio y una descarga de responsabilidad. Básicamente lo que yo conseguí, la paz y estabilidad mental suficiente para saber y tener control de las cosas que debía a un tercero. Con la perspectiva suficiente y necesaria para poder priorizar y distinguir lo importante de lo urgente.

Puedo deciros que no soy un talibán de esta metodología, pero después de más de 10 años leyendo artículos y blogs relacionados con esta temática he visto de todo. Pero hay dos perfiles que destacan del resto de usuarios y que he dado en llamar los atlibanes y los reconvertidos. El talibanes, los cuales aplicaban el método a rajatabla, obsesivos compulsivos que hacían de la herramienta una extensión de sus paranoias, los reconvertidos o aquellos usuarios que reniegan de sus orígenes de productividad personal y decideron en comendar la misma a la teoría del caos o descontrol, renegando de todo lo que GTD les había aportado en su día a día.

Herramientas para implementar GTD en tu rutina diaria hay muchas, yo empecé utilizando RTM, una aplicación desarrollada para ellos a finales de la década anterior, con la interfaz muy sencilla y capaz de contener todo lo necesario para recoger los principios generales de GTD. En su momento decide abandonar la porque la funcionalidad adicional que me daba la suscripción Premium, qué básicamente era la sincronización de la cuenta entre dispositivos no era suficiente importante como para pagar la versión Premium.

Luego me pase a Trello, una herramienta de colaboración, muy enfocado a la gestión de proyectos y equipos. Pero desde mi punto de vista demasiada engorrosa y con muchas funcionalidades para sacar el partido suficiente al seguimiento que yo quería realizar de mi rutina GTD.

Y finalmente hace ya unos meses, decidí comenzar a utilizar To Do de Microsft. ¿Por qué cambié?, como ya os comentaba la gestión de Trello o me resultaba muy complicada, tenía la sensación de no estar sacando todo el partido de la herramienta y momento cómo en las telenovelas se me cruzo la chica nueva de la clase. To Do es una herramienta muy sencilla con una interfaz minimalista, que permite de forma fácil y sencilla recoger todas las tareas a realizar, una de las funcionalidades que me encandilo fue la capacidad de generar una vista de tu día, solo a golpe de clic repasando tu lista de tareas. Funcionalidad de mi día creo que fue la que me conquistó definitivamente. Lo único que echo en falta es la capacidad de agregar archivos para su posterior revisión, pero en mi opinión para organizarte y planificar tú semana no acaba siendo algo tan indispensable.

Pomodoro

La técnica Pomodoro es un método desarrollado por Francesco Cirillo a fines de los ochentas, para gestionar el tiempo dedicado a una tarea de la forma más eficiente. Para ello tu herramienta será un reloj o móvil, con el cual puedas establecer una cuenta a tras o temporizador, para repartir el tiempo en intervalos indivisibles de 25 minutos, llamados pomodoros. Cada ciclo comprende, cuatro pomodoros con descansos de 5 minutos y una pausa mayor a final de cada intervalo.

La historia del nombre proviene del reloj que usaba Francesco Cirillo para estudiar en la universidad, que fue la base para desarrollarla. Para lo cual usaba un temporizador de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano).

Metodo Seinfeld

A quién no le suena Jerry Seinfel, si has vivido en los noventa, alguna vez habrás tenido la ocasión de ver a este archiconocido cómico estadounidense, en alguno de los capítulos de famosísima serie, Seinfeld.

Su método se utiliza para adquirir o introducir hábitos en tu rutina diaria. Para ello sólo necesitas un calendario y un par de rotuladores para ir tachando los días en el calendario, uno para las cruces de la victoria y otro para los tachones del fracaso. La teoría de Jerry se basa en que, si eres capaz de acumular treinta cruces de manera consecutiva, la actividad en cuestión habrá pasado a ser parte de tu día a día, y lo habrás convertido en un hábito.

Como podéis observar muy fácil y sencillo, pero a la vez tan complicado, muchas veces conseguir incorporar una habito a nuestra rutina no es tan sencillo sin el método adecuado.

Y vosotros, ¿cómo os organizáis para gestionar vuestro día a día?, me gustaría conocer tus trucos y experiencias. Como siempre digo, ya sabes que compartir es vivir, así que deja tus comentarios más abajo.

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